ABC WOLONTARIATU. Standardy współpracy z wolontariuszami

Zasada 1: Znamy i respektujemy prawne aspekty pracy z wolontariuszami.

• zawarcie porozumienia z wolontariuszem
• zobowiązanie do zwrotu  kosztów poniesionych przez wolontariusza w ramach wykonywanych świadczeń, zwrot kosztów podróży służbowych, diet
• zobowiązanie do poinformowania wolontariusza o wystąpieniu zagrożenia zdrowia oraz zabezpieczenia i wyposażenia wolontariusza w środki ochronne, na czas wykonywanych świadczeń
• obowiązkowe ubezpieczenie wolontariusza od NNW, do 30 dni przez organizacje, powyżej 30 dni obowiązek spada na koszt państwa

Zasada 2: Wiemy, czego oczekujemy od wolontariuszy i na czym ma polegać nasza współpraca z wolontariuszami.

• Mamy wypracowaną w Zespole wspólną wizj ę wolontariatu w naszej organizacji.
• Wiemy, jaką rolę w naszej organizacji mogą pełnić wolontariusze.
• Wiemy, kogo potrzebujemy - mamy określony profil wolontariusza

Zasada 3: Mamy opracowaną ofertę dla wolontariuszy oraz wiemy, jak chcemy i jak możemy tę ofertę upowszechniać.

• Dbamy, aby nasza oferta była czytelna, przejrzysta i jasna dla wolontariuszy.
• Aktualizujemy naszą ofertę w zależności od bieżących potrzeb organizacji.
• Staramy się wykorzystywać różne przestrzenie promowania wolontariatu w naszym regionie, aby nasza oferta była jak najbardziej dostępna dla różnych grup społecznych

Zasada 4: Planujemy z wyprzedzeniem współpracę z wolontariuszami, a w niej uwzględniamy konieczność przeznaczenia różnych zasobów organizacji do współpracy z wolontariuszami.

• Potrafimy przedstawić wolontariuszom harmonogram ich pracy, który wpisuje się w bieżące i planowane działania organizacji.
• Wiemy, jakich środków i zasobów współpraca z wolontariuszami wymaga od naszej organizacji.
• Przygotowujemy cały zespół do współpracy z wolontariuszami, zwłaszcza do stosowania wypracowanych w organizacji metod motywacji i wsparcia

Zasada 5: Mamy w organizacji wyznaczoną osobę (np. koordynatora), która prowadzi i czuwa nad całym procesem współpracy naszej organizacji z wolontariuszami.

• Wiemy, kto w zespole aktualnie odpowiada za współpracę naszej organizacji z wolontariuszami
• Mamy zwyczaj konsultowania w zespole aktualnych potrzeb organizacji związanych z pracą wolontariacką

• Nasza oferta dla wolontariuszy zawiera informacje o tym ilu wolontariuszy potrzebujemy, od kiedy i na jak długo, do jakich działań i w jaki sposób przebiega rekrutacji.
• W ofercie dla wolontariuszy nie zapominamy komunikować o tym, co „dajemy” wolontariuszom w zamian za ich zaangażowanie.
• Potrafimy skutecznie docierać do poszukiwanej przez nas grupy wolontariuszy.
• Informacja o naszej aktualnej ofercie dla wolontariuszy znajduje się  zawsze w sekretariacie naszej organizacji lub/i na naszej stronie internetowej

Zasada 7: Dbamy o promocję wolontariatu

• Mamy świadomość, że dobre doświadczenia wolontariuszy z ich pracy są najlepszą metodą promowania idei wolontariatu
• Jesteśmy gotowi dzielić się swoimi dobrymi praktykami  i doświadczeniami w obszarze wolontariatu z innymi organizacjami

ETAP III - NABÓR WOLONTARIUSZY

Zasada 8: Szanujemy czas, chęci i zaangażowanie wolontariuszy traktując ich profesjonalnie od pierwszego momentu.

• Wyznaczamy konkretną osobę (np. koordynatora wolontariatu), która czuwa nad całym procesem współpracy z wolontariuszami.
• Staramy się szybko odpowiadać wolontariuszom na zgłoszenia i zapytania o współpracę.
• Organizujemy spotkania rekrutacyjne, na których informujemy o misji naszej organizacji oraz o jej aktualnych działaniach
• Dbamy o to, aby powierzać wolontariuszowi takie zadania, które uwzględniają jego doświadczenie i kompetencje
• Szczerze ale taktownie informujemy te osoby, które nie zostały ostatecznie wybrane do współpracy

• Wdrażając wolontariusza do pracy, na początku omawiamy z nim jego zadania oraz wzajemne oczekiwania co do współpracy
• Zawsze na początku współpracy ustalamy zasady pracy, prawa i obowiązki stron, kwestie ubezpieczenia oraz podpisujemy porozumienie z wolontariuszem
• Jeśli obowiązki wolontariusza tego wymagają, organizujemy lub zapewniamy mu odpowiednie szkolenie/a
• Jeśli zadania, jakie ma do wykonania wolontariusz, wymagają odpowiednich sprzętów, narzędzi, warunków itd., to nasza organizacja je zapewnia
• Informujemy wolontariusza o wzajemnej inwestycji - my w niego, on w siebie i organizację

Zasada 10 : Wprowadzanie wolontariuszy do zespołu.

• Dbamy o integrację wolontariuszy z zespołem naszej organizacji, jeśli jest to możliwe, to z całym zespołem, a jeśli nie, to przynajmniej z osobami, z którymi wolontariusze będą się stykać w trakcie swojej pracy
• Informujemy wolontariuszy do kogo w naszej organizacji mogą zwrócić się o pomoc w kwestiach dotyczących wolontariatu

ETAP V - WSPARCIE I MOTYWOWANIE WOLONTARIUSZY

Zasada 11: Posiadamy przemyślany i akceptowany przez zespół system opieki, motywowania i nagradzania wolontariuszy.

• Dbamy o pokazywanie wolontariuszom celu i sensu ich pracy
• Na bieżąco sprawdzamy i dostosowujemy zadania wolontariuszy
• Mamy pomysły na „nagradzanie” wolontariuszy za pracę w naszej organizacji i stosujemy je w praktyce

Zasada 12:  Dbamy o proces uczenia się wolontariuszy w naszej organizacji.

• Udzielamy wolontariuszom konstruktywnej informacji zwrotnej na temat ich pracy i postępów, zarówno w trakcie zadań, jak i na zakończenie współpracy
• Informujemy wolontariuszy o szkoleniach, konferencjach, spotkaniach, w których mogliby wziąć udział

Zasada 13: Dbamy o dobre zakończenie i ewaluację  współpracy z wolontariuszami.

• Dokonujemy podsumowania współpracy z wolontariuszami oraz wskazujemy zdobyte przez nich umiejętności
• Mamy zwyczaj proszenia wolontariuszy na koniec współpracy o informację zwrotną dotyczącą współpracy z nami i wyciągamy z niej wnioski dla naszej organizacji
• Na zakończenie współpracy zawsze dziękujemy wolontariuszom za zaangażowanie i wykonaną pracę oraz wręczamy im zaświadczenie lub referencje

Zasada 14: Pamiętamy, że wolontariusze są najlepszymi ambasadorami organizacji.

• Staramy się pamiętać o naszych byłych wolontariuszach zwłaszcza  przy okazji różnych uroczystości i świąt w naszej organizacji
• W miarę możliwości informujemy byłych wolontariuszy o aktualnych działaniach organizacji