Jak zbudować zespół wolontariacki?

Tekst: Malina Baranowska- Janusz

W prowadzeniu wolontariatu w szkole kluczowe są nie tylko dobra organizacja i znajomość tajników wolontariatu, ale niezaprzeczalnie i przede wszystkim zespół uczniowski,  z którym się pracuje. Wyzwaniem w pracy i formowaniu tego zespołu jest jego zmienność. Co się zmienia? Po pierwsze liczba osób, z którymi pracujemy, często zaczynamy w dużym zespole, a kończymy z garstką najbardziej wytrwałych.  Po drugie same osoby, co wiąże się z odchodzeniem „starych” wolontariuszy wraz z zakończeniem edukacji w naszej szkole i przychodzenie „nowych”.  Po trzecie zaangażowanie i motywacja, pierwsze będzie się zmieniać wraz z pojawianiem się przeszkód lub rozczarowań, a druga sama w sobie jest różna, bo skupiona na zdobywaniu punktów lub wynikająca z wewnętrznych motywów.  Jak więc budować zespół, gdy mamy tyle zmiennych i przede wszystkim „nie stały” zespół?  

To od czego warto zacząć i co pomoże w zbudowaniu wolontariatu można zawrzeć w takich pięciu punktach:

  1. Stałe ramy dla „nie stałego” zespołu.
    Wypracujcie razem zasady działania. Spiszcie wspólnie regulamin klubu wolontariackiego, niech każdy otrzyma jego kopię. Zadbaj, żeby każda nowa osoba go poznała. Zróbcie małą ceremonię przyjęcia nowych osób, żeby poczuły się ważną częścią zespołu. Zbierz oczekiwania wobec funkcjonowania zespołu wolotariackiego np. postaw skrzynkę na pierwszym spotkaniu i poproś o napisanie swoich potrzeb i oczekiwań względem waszej wspólnej pracy.

Po co? Nadanie ram daje poczucie bezpieczeństwa i tożsamości tej grupy.

2. Dobra komunikacja.

Każde spotkanie zacznij od przywitania się i przypomnienia zasad współpracy. Zadbaj by wszystkie osoby się przedstawiły, nowe osoby niech powiedzą coś więcej. Ustal jeden sposób komunikacji: grupa FB, maile, grupa na WhatsUpie, ogłoszenia na tablicy. Pamiętaj, że dobra komunikacja to także słuchanie. Znajdź czas na wysłuchanie wszystkich głosów. Np. jedno spotkanie niech poprowadzą uczniowie, albo zawsze poświęćcie je tylko na wygadanie się.

Po co? Osoby dobrze poinformowane i wysłuchane czują się, że są włączane i  mają wpływ.

3. Świadomość dynamiki grupy i procesu.
To co pomoże Tobie i grupie być bardziej zaangażowanym to pamiętanie o tych 4 częściach.

Model zaangażowania:

Ważny, sensowny, cel: A zatem ważne jest, aby wypracować wizję i misję organizacji, a także jej cele. Czyli odpowiedź na pytanie, dokąd zmierzamy? Gdy ten etap mamy już za sobą, to kluczowe jest, aby konsekwentnie dążyć do realizacji wyznawanych przez nas wartości i misji.

Wpływ: To pytania, czy coś tu ode mnie zależy? Co mogę zrobić? O czym decydować, ale także jak wygląda zwyczajowy proces decyzyjny? Poczucie wpływu to także poczucie, czy mogę proponować zmiany w działaniu grupy, kiedy zobaczę, że coś nie działa?

Poczucie kompetencji: wiedza i zdolności, które posiadają pozwolą im osiągnąć sukces w trakcie wykonywanych zadań. Z drugiej strony, naszym zadaniem, jako liderki/lidera jest wykorzystanie potencjału i zdolności członków i członkiń grupy, którą przewodzimy. Ważne, aby nie dawać zbyt trudnych zadań nowo przyjętym pracownikom, czy wolontariuszom, ale także pamiętać, że wraz ze zwiększającym się stażem pracy, musimy stawiać współpracownikom już nie tylko zadania, ale także wyzwania. Jeżeli sam/sama jesteś już znudzony realizację kolejnego projektu, to może teraz wyzwaniem dla Ciebie będzie przyjrzenie się i doskonalenie się w umiejętnościach menedżerskich i przywódczych?

Rezultat/ informacja zwrotna: Młodzież pracuje i angażuje się  najlepiej wtedy, kiedy wie, że jej wysiłek będzie zauważony przez innych i jaki rezultat to przyniesie. Wolontariusze i wolontariuszki potrzebują informacji zwrotnych, zarówno konstruktywnych służących zmianie, jak i pozytywnych, na temat osiąganego postępu. Jeżeli nikt nie zauważa, tego, co robię, to bardzo trudno utrzymać wewnętrzną motywację i w dalszym ciągu realizować działanie. Ważne, aby informacji zwrotnej nie udzielać jedynie wówczas, gdy coś poszło źle, kluczowe będzie poczucie docenienia. ( jak to zrobić zajrzyj do punktu 5)

Źródło: Zarządzanie ludźmi w organizacji. Maja Branka. Portal ngo.pl: https://publicystyka.ngo.pl/zarzadzanie-ludzmi-w-organizacji

4. Otwartość na zmiany i akceptacja nieznanego.
W tak zmiennym środowisku dobrze zadbać o to by rozumieć mechanizmy towarzyszące zmianie. Im bardziej przywiążecie się do tego „jak jest” tym trudniej będzie przystosować się do zmieniających się okoliczności. Pamiętaj, że nie tylko Tobie może być trudno z ciągła zmianą, uczniom i uczennicom także. Oto przez jakie fazy będziecie wspólnie przechodzić.

Fazy zmiany:

  • Zaprzeczenie
  • Opór
  • Eksperymentowanie
  • Zaangażowanie/ Adaptacja

5. Docenienie
To jeden z bardzo a jak nie najważniejszych elementów budowania zespołu. Nie tylko Ty powinieneś dostrzegać wysiłek i mocne strony osób z którymi pracujesz, ale także oni nawzajem. Poćwiczcie wspólnie mówienie sobie miłych rzeczy. Skorzystajcie z narzędzi pisanych poniżej. Zwróć uwagę, żeby docenianie nie zatrzymywało się na bardzo ogólnych stwierdzeniach typu: fajnie to zrobiłaś, jesteś miła itd. Niech to będzie wstępem, ale zawsze poproś o konkret. Np. Fajnie zrobiłaś to zadanie, bo poświęciłaś temu dużo czasu, podeszłaś do niego poważnie i dużym zaangażowaniem. Jesteś miła, bo zawsze jak potrzebuję pomocy to ja od Ciebie dostanę.

 

Trochę praktycznych narzędzi:

Narzędzie nr 1:  Przywitanie w trakcie każdego spotkania: rytuał / pudełko tematów

Narzędzie nr 2:  Silent dialog/ Open space-  porozmawiajmy o tym co dla nas ważne

Zbierz od grupy parę wypowiedzi na temat tego co dla nich ważne w ich pracy wolontariackiej np. na karteczkach post it. Na kolejne zajęcia przygotuj.  Jeśli w grupie są jakieś powtarzające się tematy/ wyzwania możesz wybrać je sam/a. Użyj kartek flipczrt, na każdej kartce na środku napisz jedno zagadnienie. Rozłóż  je w klasie na podłodze w różnych odległościach i poproś by uczniowie się z nimi zapoznali i stanęli blisko tych, które są dla nich ważne, chcieliby o  nich więcej porozmawiać. Powiedz, że zrobicie to inaczej, będzie to „cicha rozmowa”. Niech każdy weźmie długopis i pojedynczo zacznie wpisać wokół zaganienia swoje myśli, uwagi może pytania. Reszta może dopisywać, odpowiadać, niech toczy się cichy dialog.

Drugim wariantem jest rozwieszenie kartek na ścianach i danie uczniom i uczennicom czasu na dopisywanie swoich uwag i refleksji tam. Następnie poproszenie by stanęli obok flipczatu z najważniejszym dla nich zagadnieniem, usiedli razem i porozmawiali o tej sprawie. Następnie przedstawili grupie 2 wnioski, dwie refleksje.

Narzędzie nr 3:  Docenianie :

Masaż ego: rozdaj uczniom i uczennicom kartki a4 i flamastry ( nieprzebijające) niech każdy przyklei sobie kartkę pionowo na plecach. Jeśli jest potrzeba niech uczniowie pomogą sobie nawzajem z przylepianiem. Teraz każdy każdemu pisze za co go ceni na tej kartce. Na koniec każdy zdejmuje kartkę i czyta co inni o nim napisali.

Dyplomy z nieoczywistymi kategoriami: co pewien czas przyznaj uczestnikom i uczestniczkom grupy nagrody w nieoczywistych kategoriach: dla najbardziej pomysłowej osobie w grupie, dla miłośniczki kotów, która zaangażowała się w pomoc psom itd.

Uwaga! Pamiętaj, żeby nie bazować na negatywnych cechach osób!

Rozmowa w parach: poproś uczestników o dobranie się w pary i powiedzenie sobie: lubię Cię, bo…, dziękuję Ci za…, rób dalej…,